Statuten versus (huishoudelijk) Reglement

Statuten bevatten de basisregels voor een stichting en/of vereniging. Vanwege de flexibiliteit van de organisatie, de eventuele aansprakelijkheid van bestuurders en het oogpunt van  kostenbesparing is het verstandig in de statuten slechts de hoofdstructuur vast te leggen en nadere uitwerkingen (omtrent de dagelijkse gang van zaken – die veelal  toch al de neiging hebben regelmatig te wijzigen) bij intern reglement vast te leggen.

Statuten, Reglement en Wijziging

Zowel een stichting als een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid (in het spraakgebruik ook wel aangeduid als de “formele vereniging”) moeten worden opgericht bij notariële akte. Zijn de statuten eenmaal vastgelegd, dan kan wijziging alleen nog plaatsvinden bij notariële akte. Gedetailleerde uitwerkingen (te denken aan voorschriften voor leden, stemprocedures, vergadervoorschriften en allerlei andere praktische zaken) en regelmatig wijzigende procedures zijn beter op hun plaats in een huishoudelijk of ander reglement; reglementen zijn namelijk eenvoudig te wijzigen door een (intern) besluit binnen de vereniging of stichting.

Hoe groter de organisatie, hoe meer flexibiliteit hiermee kan worden bewerkstelligd. Zo kan men bijvoorbeeld bij de stichting en vereniging op micro of regionaal (afdelings)niveau bepaalde bevoegdheden plaatsen waarmee op microniveau –uiteraard binnen een vooraf vastgesteld kader- de dagelijkse gang van zaken zelf geregeld wordt.

In de statuten zal dan echter wel moeten worden vastgelegd welk orgaan bevoegd is om het reglement op te stellen dan wel te wijzigen: het bestuur, de algemene ledenvergadering of een raad van toezicht, al dan niet met toestemming van derden. Wordt er in de statuten niet bepaald welk orgaan hiertoe bevoegd is, dan kan men bij een vereniging ervan uitgaan dat een reglement dat regels bevat voor de gehele vereniging, wordt opgesteld dan wel wordt gewijzigd door de algemene vergadering en dat bij een stichting het bestuur bevoegd is.

Wettelijke (minimum)vereisten voor de statuten

Bij de opzet of herstructurering van (de statuten van) een vereniging of stichting is het derhalve goed vooraf te bezinnen op de hoofdlijnen van de gewenste organisatievorm. Hoe groot moet het bestuur zijn? Wie moet er zeggenschap hebben? Zullen er veel leden zijn? Moet de stichting verantwoording afleggen aan andere instellingen en hoe groot moet hun invloed zijn? Als deze hoofdpunten duidelijk zijn, kan een opzet gemaakt worden. Statuten maken is immers maatwerk. Bij de opzet moet bedacht worden dat de wet voor de vereniging en de stichting een aantal dwingende en (onverplicht maar aanvullende) regels geeft. De stichting en vereniging zijn zeer flexibele organisatievormen, althans indien men het goed aanpakt.

Op grond van artikel 2:27 lid 4 Burgerlijk Wetboek worden aan de statuten van een vereniging een aantal minimumeisen gesteld. Artikel 2:286 lid 3 en 4 Burgerlijk Wetboek geeft voor de stichting soortgelijke voorschriften. De statuten moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

• De naam van de stichting of vereniging. Bij een stichting moet het woord “stichting” onderdeel uitmaken van de naam;
• De statutaire vestigingsplaats van de vereniging of stichting. Deze plaats is bepalend voor de Kamer van Koophandel waarbij de rechtspersoon moet worden ingeschreven. Het is overigens goed mogelijk om een stichting of vereniging statutair in Groningen gevestigd te laten zijn, terwijl de secretaris of het bureau van de betreffende rechtspersoon in Amsterdam of Maastricht is gevestigd;
• De omschrijving van het doel van de stichting of vereniging.
• De wijze waarop bestuurders worden benoemd en ontslagen.
• Een bepaling wat er moet gebeuren met het financiële saldo na liquidatie van de vereniging of stichting, dan wel wie mag bepalen aan wie dat saldo zal toekomen.

Voor de vereniging geldt bovendien dat in de statuten moet zijn opgenomen op welke wijze de algemene vergadering zal worden bijeengeroepen, welke verplichtingen de leden tegenover de vereniging hebben of de wijze waarop zodanige verplichtingen kunnen worden opgelegd.

Indien de statuten niet meer zouden bevatten dan bovengenoemde punten, dan bepaalt de wet in een aantal artikelen hoe de organisatie er verder uit moet zien. Vooral voor de vereniging geeft de wet in titel 2 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek een aantal aanvullende regels, ondermeer over toelating van leden, opzegging van het lidmaatschap en een royement van leden, het stemrecht van de leden en de belangrijkste bevoegdheden van de algemene ledenvergadering, van het bestuur en van de wijze waarop de vereniging wordt vertegenwoordigd. Tenslotte bevat de wet voorschriften over de jaarrekening, het jaarverslag en de kascommissie of accountantscontrole die daarop moet worden toegepast.

Bij de stichting beperkt de wet zich in titel 6 van boek 2 Burgerlijk Wetboek tot de bevoegdheden van het bestuur en de vertegenwoordiging van de stichting door het bestuur.

Bij verenigingen kent de wet dus een vrij groot aantal bepalingen die de statuten aanvullen indien deze over deze onderwerpen zelf niets bepalen. Van deze wetsartikelen kan echter bij de statuten worden afgeweken, maar dan moet dat wel gebeuren. Voor de stichting geeft de wet minder voorschriften, zodat hier meer wordt overgelaten aan de oprichter en notaris. Stichtingen kennen dan ook een grote verscheidenheid in organisatiestructuur. Alle regelingen die van uitvoerende aard zijn of die regelmatig aan wijzigingen onderhevig zijn, kunnen beter in een reglement worden neergelegd. Belangrijk is dat de juridische vormgeving de gewenste organisatie van de rechtspersoon goed weergeeft; het mag niet zo zijn dat de statuten en/of reglementen door het bestuur als “knellend” worden ervaren.

Bijkomend voordeel: aansprakelijkheid bestuurders

Er is nog een voordeel -naast de genoemde flexibiliteit van de organisatie- om in de statuten slechts de hoofdlijnen vast te leggen. Indien namelijk in strijd met de statuten wordt gehandeld, kunnen bestuurders aansprakelijk worden gesteld. Mede gelet hierop nemen notarissen bij voorkeur in de statuten slechts algemene regels op aangaande de structuur van de vereniging of de stichting en de organisatie en bevoegdheden van haar organen. Treed men immers teveel in detail, dan is de kans groot dat door de bestuurders op een zeker moment in strijd met de statuten wordt gehandeld. Door nadere uitwerkingen en regelmatig wijzigende procedures in een reglement neer te leggen wordt dan ook de mogelijke aansprakelijkheid van bestuurders (door handelen in strijd met de statuten) beperkt.

Ten slotte

Belangrijk is dat de juridische vormgeving de gewenste organisatie van de rechtspersoon goed weergeeft. Statuten en reglementen moeten dienstbaar zijn aan de organisatie en aan het doel dat zij wil verwezenlijken. De juridische vormgeving mag nooit een doel op zich worden. Op het moment dat de regels binnen een organisatie als knellend worden ervaren, is aanpassing op zijn plaats. De stichting en vereniging zijn in hun basis flexibele organisatievormen, en geven u voldoende mogelijkheden daartoe.

Als u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt, kunt u contact opnemen met Mr Drs R.X.J. (Xander) Blokzijl (via nummer 010 - 2770408 of per e-mail blokzijl@schaap.eu) of Mr A.C. (Anne-Marie) Moree (via nummer 010 - 2770408 of per e-mail moree@schaap.eu).

Dit artikel is in bewerkte versie tevens gepubliceerd in het tijdschrift “Bestuur Rendement”, jaargang 13, nummer 3, maart 2010.