Zeggenschap op maat

Dit artikel is tevens verschenen in het tijdschrift voor non-profit organisaties Bestuurrendement 7/8-2010

Iedere non-profitorganisatie kent het wel: de problemen die zich voordoen op het moment dat er gestemd moet worden, en de invloed die buitenstaanders daar veelal op willen uitoefenen. Feit is dat het stemrecht flexibeler in te richten is dan menig bestuurder van een non-profitorganisatie denkt. Waar moet op gelet worden –en wat zijn de mogelijkheden- ten aanzien van zeggenschap? Dat hangt natuurlijk vooraleerst af van de vraag of uw non-profitorganisatie gedreven wordt in de vorm van een vereniging of stichting.

Zeggenschaprechten binnen de vereniging

Bij de vereniging kan de algemene ledenvergadering worden beschouwd als belangrijkste orgaan van de vereniging en bestaat in beginsel uit de gezamenlijke verenigingsleden. Op grond van de wet hebben alle leden die niet geschorst zijn toegang tot de algemene ledenvergadering en kunnen zij daar ten minste één stem uitbrengen. Ook aan niet‑leden kan bij de statuten stemrecht worden toegekend, echter alleen indien zij deel uit maken van een orgaan (bijvoorbeeld het bestuur) en maximaal tot de helft van de door de leden uit te brengen stemmen (dus 1/3 van het totaal).

Het is niet verboden om sommige leden meer stemmen te geven; het is wel verboden het stemrecht aan leden te onthouden. Het toekennen van meer dan één stem kan uitsluitend in statuten worden bepaald en niet bij huishoudelijk reglement. De redenen voor het toekennen van ongelijke aantallen stemmen aan verschillende leden lopen nogal uiteen. Door middel van ongelijke stemmen van verschillende leden kan bijvoorbeeld het verschil in grootte of contributie tussen de leden tot uitdrukking worden gebracht. Ook kan een ongelijk aantal stemmen een scheiding tussen oudere leden en jeugdleden tot uitdrukking brengen.

Jeugdleden zijn een bijzondere soort leden waar veel verenigingen mee de fout in gaan; zo wordt er vaak (in het huishoudelijk reglement van de vereniging) bepaald dat leden onder de 18 jaar geen stemrecht hebben. Een dergelijke bepaling is nietig; immers op grond van de wet heeft elk lid ten minste één stem. Wel kan bepaald worden dat sommige personen aan de activiteiten van een vereniging kunnen deelnemen zonder stemrecht te hebben, doch dan zijn deze personen “aangeslotenen” en geen leden in de zin van de wet (ook al worden ze in de statuten soms wel als leden aangeduid). De rechten en verplichtingen die dergelijke personen hebben zullen dan in de statuten moeten worden vastgelegd omdat de wet over dergelijke aangeslotenen niets regelt. Een eenvoudigere en vaak ook betere oplossing voor een vereniging met veel jeugdleden is om jeugdleden één stem toe te kennen en oudere leden een groter aantal, bijvoorbeeld tien stemmen, zodat het totale evenwicht in de zeggenschap tussen oudere en jongere leden op die manier wordt gehandhaafd. Bijzondere bepalingen of onderscheid over de rechten en bevoegdheden van oudere leden en jeugdleden zijn dan niet nodig.

Een ander veelvoorkomend probleem bij de algemene ledenvergadering is vaak, dat slechts een klein gedeelte van de leden op de vergadering aanwezig is. Toch worden daar de belangrijke besluiten genomen: statutenwijzigingen, contributieverhogingen, beleidsplannen en samenwerkingsvoorstellen, enzovoorts. Het democratisch karakter van de vereniging komt alleen tot zijn recht wanneer iedereen zijn stem zou uitbrengen, en dat is helaas meestal niet het geval. Als in de statuten daaromtrent niets is bepaald kan een lid dat de vergadering niet kan bijwonen schriftelijk volmacht geven aan een medelid om namens hem het woord te voeren en te stemmen. Het is ook mogelijk dat een lid een niet-lid machtigt zijn stem uit te brengen, maar dit moeten de statuten uitdrukkelijk toestaan.

Het nadeel van het geven van een volmacht is dat de afwezige niet in staat is om de discussies en de daarbij behorende argumenten aan te horen en dus afhankelijk is van het oordeel van de gevolmachtigde hoe er uiteindelijk moet worden gestemd. Ook ziet men bij conflictsituaties nog wel eens het “ronselen” van stemmen: leden komen op de algemene ledenvergadering aanzetten met tientallen volmachten en trachten zo het bestuur te overstemmen. Het komt dan ook nogal eens voor dat de statuten stemmen bij volmacht verbieden, of voor belangrijke besluiten twee opvolgende besluiten vergen, zulks ter voorkoming van een dergelijke “overval”.

Op maat gesneden oplossingen voor de veel voorkomende problemen op het gebied van zeggenschap zijn dus mogelijk door een eenvoudige ingreep in de statuten.

Zeggenschap binnen de stichting

Bij de stichting ligt de wijze van zeggenschap natuurlijk totaal anders: voor een stichting schrijft de wet slechts één orgaan voor: het bestuur. Het bestuur is in een stichting dan ook het belangrijkste orgaan. Belangrijkste gevaar bij de stichting ten aanzien van de wijze van zeggenschap is het wettelijke verbod dat de stichting geen leden mag hebben.

Voor de goede orde: de statuten kunnen echter wel andere organen instellen en de macht over de verschillende organen verdelen. Zo kan een stichting naast het bestuur een raad van toezicht of raad van commissarissen hebben. Hun taak is meestal het houden van toezicht op het bestuursbeleid en het uitzetten van de algemene beleidslijnen. Vaak wordt aan dergelijke colleges de bevoegdheid toegekend de begroting of beleidsplannen goed te keuren en belangrijke besluiten aan hun goedkeuring te onderwerpen, zoals het aankopen van onroerend goed of het aangaan van financiële verplichtingen boven een bepaald bedrag.

Bij de formulering van bevoegdheden en besluitvorming binnen het bestuur moet derhalve goed worden opgelet dat het ledenverbod niet wordt overschreden. Om te bepalen of het ledenverbod bij de stichting wordt overschreden, worden de bevoegdheden van de leden bij een vereniging als vergelijkingsmodel genomen. Wanneer de stichting slechts één orgaan (het bestuur) kent, een dagelijks bestuur heeft ingesteld en de leden van het algemene bestuur in totaliteit een zodanige invloed hebben (vooral ten aanzien van het beleid van het dagelijks bestuur), die overeenkomt met het wettelijk gegarandeerde minimum aan invloed van de leden en de algemene vergadering bij de vereniging, kan het ledenverbod al snel overschreden worden.

Een ander punt van zeggenschap is de benoeming en ontslag van het bestuur van de stichting. Omdat de meeste stichtingen alleen een bestuur kennen is de meest voorkomende vorm voor benoeming van bestuurders coöptatie: de zittende bestuurders benoemen een opvolger in een vacature. De bevoegdheid tot benoeming kan echter op verschillende ander wijzen (in de statuten) worden vormgegeven, variërend van het instellen van kwaliteitseisen voor een bestuurder, een profielschets, het recht van aanbeveling tot bindende voordracht, of de bepaling dat een buitenstaander het recht heeft één of meer bestuursleden van de stichting te benoemen (het is zelfs mogelijk dat alle bestuursleden van een stichting door een deze buitenstaander worden benoemd). De benoemende instanties worden daardoor in wettelijke zin “orgaan” van de stichting: zij zijn op grond van hun statutaire bevoegdheden een element in de organisatiestructuur van de stichting geworden. Het ledenverbod dat geldt bij de stichting wordt door de toekenning van deze bevoegdheid tot benoeming en ontslag van bestuurders niet overschreden. In artikel 2:285 lid 2 BW is namelijk expliciet bepaald dat indien de statuten een of meer personen de bevoegdheid geven in de vervulling van lege plaatsen in organen van de stichting te voorzien, de stichting niet uit dien hoofde wordt aangemerkt leden te kennen.

Naast invloed op de benoeming van bestuurders is ook op andere wijze invloed van buitenstaanders op een stichting aanwezig. Ook als een buitenstaander geen recht heeft om een bestuurder te benoemen of aan te bevelen kan hem wel het recht toegekend worden bepaalde besluiten te moeten goedkeuren of de jaarrekening te moeten goedkeuren. Dit ziet men veel bij stichtingen die financieel van de overheid afhankelijk zijn. 

Zowel bij de vereniging als stichting zijn er dus verschillende manieren om van de wettelijke hoofdregel omtrent de zeggenschap af te wijken. Op deze wijze kan recht gedaan aan alle stakeholders die bij de vereniging of stichting betrokken zijn.

Als u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt, kunt u contact opnemen met Mr Drs R.X.J. (Xander) Blokzijl (via nummer 010 - 2770408 of per e-mail blokzijl@schaap.eu) of Mr A.C. (Anne-Marie) Moree (via nummer 010 - 2770408 of per e-mail moree@schaap.eu).

15-9-2010