Algemene voorwaarden (1/3): hoe zorgt u ervoor dat ze (blijven) gelden?

Mr J.A.J. (Joop) Werner  |  13 mei 2019  |  Leestijd: ongeveer 3 minuten

Bijna iedere onderneming heeft tegenwoordig algemene voorwaarden. In de praktijk zien wij echter geregeld dat een onderneming erop vertrouwt zich op die algemene voorwaarden te kunnen beroepen, terwijl dit niet zo is. Dit kan ingrijpende gevolgen hebben. Denk aan een beperking van uw aansprakelijkheid in uw algemene voorwaarden die toch niet blijkt te gelden. In dit eerste deel van onze driedelige artikelenreeks over het gebruiken van algemene voorwaarden leggen wij uit hoe u ervoor zorgt dat uw algemene voorwaarden gelden en blijven gelden. Voor een succesvol beroep op uw algemene voorwaarden is het kort gezegd nodig dat u deze algemene voorwaarden met uw wederpartij bent overeengekomen, èn dat u deze op tijd aan uw wederpartij hebt verstrekt. Als uw wederpartij betwist dat u aan deze eisen heeft voldaan, dan is het ook nog eens aan u om dit te bewijzen.

In het tweede deel van onze artikelenreeks over het gebruiken van algemene voorwaarden beschrijven wij wat u kunt doen als uw wederpartij ook algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Het derde deel gaat over de strenge toetsing van een forumkeuzebeding (het aanwijzen van een rechter) bij een wederpartij die in het buitenland is gevestigd.

Algemene voorwaarden overeenkomen

Om uw algemene voorwaarden te laten gelden, moet de gelding van die algemene voorwaarden tussen u en uw wederpartij worden overeengekomen. Hiervoor zijn twee elementen nodig: aanbod en aanvaarding. Het is aan u om een aanbod te doen om een overeenkomst te sluiten waarbij u vermeldt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat aanbod moet de wederpartij vervolgens aanvaarden.

Uw aanbod kan verschillende vormen hebben. Dat kan een offerte zijn, een te ondertekenen overeenkomst, maar bijvoorbeeld ook een offerteaanvraag. De toepasselijkverklaring van uw algemene voorwaarden op een factuur is normaal gesproken te laat. Die verklaring is mogelijk alleen relevant voor volgende met dezelfde partij te sluiten overeenkomsten. Het verschilt per situatie of een toepasselijkverklaring in een “opdrachtbevestiging” nog op tijd is.

De wederpartij kan de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden op verschillende manieren aanvaarden. Een schriftelijke akkoordverklaring geeft zekerheid, maar is geen vereiste. De aanvaarding door de wederpartij kan namelijk ook worden afgeleid uit gedragingen van die wederpartij. Denk bijvoorbeeld aan het akkoord gaan met een offerte zonder iets te zeggen over de door u van toepassing verklaarde algemene voorwaarden. Bij een wederpartij die is gevestigd in het buitenland is een schriftelijke akkoordverklaring in veel gevallen wel nodig. In deel 3 van deze artikelenreeks gaan wij daar verder op in. Als de wederpartij op enig moment haar eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart, dan zijn er waarschijnlijk extra handelingen van uw kant nodig. Hoe dat zit kunt u lezen in deel 2 van deze artikelenreeks.

Algemene voorwaarden verstrekken: informatieplicht

Naast het overeenkomen van de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden hebt u een informatieplicht. U bent namelijk verplicht om de wederpartij een redelijke mogelijkheid te bieden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit betekent dat u uw algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij moet verstrekken. Als u deze informatieplicht schendt, dan kan de wederpartij de hele set algemene voorwaarden vernietigen (!). Hierop zijn maar een paar uitzonderingen.

Hoe u precies aan uw informatieplicht kunt voldoen hangt af van de manier waarop u overeenkomsten sluit. Er gelden bijvoorbeeld verschillende regels voor overeenkomsten die worden gesloten in persoon of via de gewone post, via de telefoon, via de e-mail en via websites. Als u zeker wilt weten dat u uw algemene voorwaarden op de juiste wijze en op het juiste moment verstrekt, neem dan contact met ons op voor een advies op maat.

Als u uw algemene voorwaarden eenmaal aan een wederpartij hebt verstrekt, dan is het niet nodig om dit bij alle nieuwe overeenkomsten met die partij nog een keer te doen. Die partij heeft uw algemene voorwaarden dan al eens ontvangen. Als u uw algemene voorwaarden in de tussentijd wijzigt is het natuurlijk wel nodig om de nieuwe set algemene voorwaarden op tijd te verstrekken.

Bewijsrisico ligt bij u

Als de wederpartij op enig moment betwist uw algemene voorwaarden te hebben ontvangen, dan is het aan u om te bewijzen dat de wederpartij die voorwaarden wel heeft ontvangen. Een goede manier om dat te kunnen bewijzen is een bevoegd vertegenwoordiger van de wederpartij te laten tekenen voor ontvangst van de algemene voorwaarden. Als u op een andere manier kunt aantonen dat de wederpartij de algemene voorwaarden op tijd heeft ontvangen, dan is dat natuurlijk ook goed.

Deponeren bijna nooit nodig

Wij krijgen regelmatig de vraag of het nodig is om de algemene voorwaarden te laten deponeren. Dat wil zeggen dat de algemene voorwaarden ter inzage worden gelegd bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Deponeren is bijna nooit nodig. Het is namelijk alleen een uitkomst als het praktisch onmogelijk of heel lastig is om de algemene voorwaarden bij elke overeenkomst te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan het verkopen van treinkaartjes. Buiten zulke gevallen geldt dat u verplicht bent de algemene voorwaarden daadwerkelijk te verstrekken. Deponering voegt dan weinig toe.

Als u over het bovenstaande vragen hebt kunt u contact opnemen met Mr J.A.J. (Joop) Werner.

Volg Schaap Advocaten Notarissen op LinkedIn.