De 403-verklaring; Als je het doet, doe het dan goed!

Met een zogenaamde 403-verklaring kan vrijstelling worden verkregen van de verplichting om jaarrekeningen te deponeren. Maar dan moet je het wel goed doen. En dat gebeurt helaas heel vaak niet. Waar moet je op letten? 

In artikel 2:403 van het Burgerlijk Wetboek (BW) staan voorwaarden waaronder een bv is vrijgesteld van de deponeringsplicht. In de praktijk wordt bijna altijd alleen gesproken over de zogenaamde “403-verklaring”. Daarmee wordt een aansprakelijkheidsverklaring bedoeld van een rechtspersoon die de financiële gegevens van de vrij te stellen bv opneemt in een geconsolideerde jaarrekening. Artikel 2:403 BW bevat echter meer eisen, waar vaak niet aan wordt voldaan. De aansprakelijkheidsverklaring mag bovendien niet te beperkt zijn. Ook dat gaat regelmatig mis.

De aansprakelijkheidsverklaring van de consoliderende rechtspersoon moet inhouden dat die zich hoofdelijk aansprakelijk verklaart voor alle openstaande en latere schulden uit rechtsverhoudingen die de vrij te stellen bv tot dan is aangegaan of daarna nog aangaat. Worden in de verklaring beperkingen aangelegd, bijvoorbeeld tot alleen schulden uit nieuwe rechtsverhoudingen, dan kunnen schuldeisers zich “slechts” op de inhoud van de afgelegde verklaring beroepen, maar is niet voldaan aan de vrijstellingsvereisten.

Veel vaker wordt vergeten dat alle aandeelhouders van de vrij te stellen bv jaarlijks na aanvang van het boekjaar en voor vaststelling van de jaarrekening schriftelijk moeten verklaren in te stemmen met afwijking van de jaarrekeningvoorschriften én dat ook die verklaringen gedeponeerd moeten worden. Ook voor deze eis geldt, dat als daar niet aan is voldaan, de schuldeisers zich wel kunnen beroepen op de aansprakelijkheidsverklaring, maar dat niet is voldaan aan de vrijstellingsvereisten.

Het bestuur van de vrij te stellen bv moet ook nog steeds gewoon een – zij het sterk verkorte – jaarrekening opmaken, de financiële gegevens van de vrij te stellen bv moeten worden geconsolideerd in een geconsolideerde jaarrekening van de groepsmaatschappij die de aansprakelijkheidsverklaring heeft afgelegd, en die geconsolideerde jaarrekening moet worden gedeponeerd.

Is niet aan alle voorwaarden voor vrijstelling voldaan, dan geldt géén vrijstelling van de deponeringsplicht en moet de bv dus zelf deponeren. Doet zij dat niet, dan kan dat reden zijn voor bestuurdersaansprakelijkheid. In faillissement staat in dat geval zelfs vast dat sprake is geweest van kennelijk onbehoorlijke taakvervulling zelfs vast en zijn de bestuurders in principe aansprakelijk voor het hele boedeltekort. Alle reden dus om hier ieder jaar weer heel zorgvuldig naar te kijken!

Van belang is tot slot dat het afleggen van een 403-verklaring de vrijgestelde bv niet ontslaat van haar boekhoudverplichting. Daar moet zij onverkort aan blijven voldoen. Hetzelfde geldt voor de consoliderende groepsmaatschappij. Die hoeft daarnaast niet ook (rechtstreeks) inzicht te geven in het vermogen en resultaat van de vrijgestelde bv, maar wél in de eigen verplichtingen die voortvloeien uit de afgelegde hoofdelijke aansprakelijkheidsverklaring.

De grote voorvraag die altijd beantwoord zou moeten worden, maar kennelijk nogal eens wordt overgeslagen, is natuurlijk of de voordelen van de 403-verklaring wel opwegen tegen de extra verplichtingen en aansprakelijkheidsrisico’s.

Als u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt, kunt u contact opnemen met Mr J.A.J. Werner.

Dit artikel is reeds eerder gepubliceerd op de website Accountant.

COVID-19 mededeling

Ook in deze bijzondere tijden staan wij voor u klaar. Wij hebben maatregelen genomen zodat wij onze diensten aan u kunnen blijven verlenen. Neem dus gerust contact met ons op. U kunt op ons rekenen.

Als het voor de dienstverlening noodzakelijk is dat u bij ons op kantoor komt, dan ontvangt u een protocol met maatregelen voor uw en onze veiligheid.

Voor ondernemers hebben onze specialisten documenten opgesteld om de onderneming én de ondernemer te helpen in deze bijzondere tijden (zie onderaan deze mededeling).

COVID-19 notice

We are also there for you during these special times. We have taken measures so that we can continue to provide our services to you. Feel free to contact us. You can count on us.

If it is necessary for our services that you come to our office, you will receive a protocol with measures for your and our safety.

For entrepreneurs, our specialists have drawn up a document with tips to help both the company and the entrepreneur to manage insolvency risks due to the corona crisis.

Tips voor het ondernemen in bijzondere tijden: NOW, WHOA, digitaal vergaderen (NL)