De waarheid met een slag om de arm: het geven van een referentie

Mr M.D. (Monica) van Vliet  |  2 juli 2019  |  Leestijd: ongeveer 3 minuten

Een werkgever die een referentie geeft over een ex-werknemer kan onder omstandigheden aansprakelijk zijn voor de schade die daar het gevolg van is. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er onjuiste en/of niet-relevante informatie over de ex-werknemer wordt verstrekt, of wanneer er bepaalde informatie over de ex-werknemer wordt achtergehouden en de nieuwe werkgever zich hierdoor geen correct beeld kan vormen. Vanwege dit aansprakelijkheidsrisico is het voor de ex-werkgever van belang om te weten welke informatie hij kan verstrekken en of hiervoor toestemming van de ex-werknemer nodig is. In dit artikel gaan wij hierop in.

Geen wettelijke verplichting

Voorop staat dat er geen wettelijke verplichting is voor de ex-werkgever (hierna: de ‘referent’) om een referentie over een ex-werknemer te geven. In de praktijk maken de referent en de ex-werknemer hier echter regelmatig onderling andere afspraken over. Bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst of in een beëindigingsovereenkomst.

NB De referent is wél verplicht bij het einde van de arbeidsovereenkomst de werknemer op diens verzoek een getuigschrift uit te reiken (artikel 7:656 BW).

Uitgangspunt: zoveel mogelijk relevante informatie

Als een referent een referentie geeft, dan geldt als uitgangspunt dat zoveel mogelijk ‘relevante informatie’ aan de potentiële nieuwe werkgever wordt verstrekt. Dat kan ook negatieve informatie zijn die ertoe kan leiden dat de potentiële werkgever besluit om de sollicitant niet aan te nemen. Het gaat erom dat de referent een zo correct mogelijk beeld schetst. Doet de referent dit niet, dan kan dat aansprakelijkheid tegenover de nieuwe werkgever en/of ex-werknemer opleveren.

‘Relevante informatie’

‘Relevante informatie’ is informatie die van belang is voor het vervullen van de functie waar de ex-werknemer op solliciteert. Onder meer de volgende handvatten kunnen bij de beoordeling van de informatie een rol spelen:

• de aard van de functie;
• de betrokken belangen van derden;
• de inhoud van de gestelde vragen door de potentiële nieuwe werkgever;
• de ernst van bepaalde gedragingen bij de referent (zoals wangedrag);
• het tijdsverloop tussen een negatieve gebeurtenis en de eventueel getoonde verbetering.

Waarnemingen van de referent, zijn werknemers of derden

De relevante informatie mag gebaseerd zijn op waarnemingen van de referent zelf, zijn werknemers of derden (zoals een vorige werkgever). Hierbij geldt dat de referent mag uitgaan van de juistheid van waarnemingen van derden, tenzij er redenen bestaan om daaraan te twijfelen. Als er twijfels zijn, kan de referent de potentiële nieuwe werkgever naar de betreffende derde doorverwijzen, of de twijfelachtige informatie toch geven maar hierbij de kanttekening plaatsen dat er twijfels bestaan over de juistheid van die informatie.

Uitgesloten negatieve informatie

Als een ex-werknemer bepaalde negatieve informatie wil uitsluiten van een referentie, dan moet hij dit duidelijk aangeven bij de referent. Zulke afspraken staan vaak in een beëindigingsovereenkomst. Hierin maken de referent en de ex-werknemer vaak ook de afspraak om ‘zich tegenover derden niet negatief over elkaar uit te laten’. Als een duidelijk verzoek van de ex-werknemer of een onderlinge afspraak een waarheidsgetrouwe referentie in de weg staat, doet een referent er verstandig aan helemaal geen referentie te geven. Een onjuiste referentie kan namelijk aansprakelijkheid opleveren tegenover de nieuwe werkgever en/of de ex-werknemer.

Bescherming persoonsgegevens

Bij het geven van een referentie verwerkt de referent persoonsgegevens van de ex-werknemer. In 2018 heeft het hof Arnhem-Leeuwarden geoordeeld dat als uitgangspunt geldt dat wanneer een sollicitant in een sollicitatieprocedure zijn ex-werkgever aanwijst als referent, hij daarmee toestemming geeft voor het afgeven van gegevens over zijn persoon en over zijn functioneren. Als referent is het hierbij wel zaak om te controleren of er daadwerkelijk sprake is van een aanwijzing door de ex-werknemer (en dit ook schriftelijk vast te leggen). Niet uitgesloten is namelijk dat een nieuwsgierige potentiële nieuwe werkgever zonder aanwijzing door de ex-werknemer vroegere werkgevers opbelt.

Voor de zekerheid kan de referent schriftelijke toestemming van de ex-werknemer verlangen voor het geven van een referentie aan een bepaalde potentiële nieuwe werkgever. Ook de potentiële nieuwe werkgever moet rekening houden met privacywetgeving. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens staat onder welke wettelijke voorwaarden screening van sollicitanten of werknemers is toegestaan.

Als u naar aanleiding van het bovenstaande vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met Mr M.D. (Monica) van Vliet en Mr F.J.J. (Jeroen) Snijers.

Volg Schaap Advocaten Notarissen op LinkedIn