UBO-register op 27 september 2020 in werking: een Q&A voor de praktijk

Schaap Advocaten Notarissen  |  7 juli 2020  |  Leestijd: ongeveer 3 minuten

Vanaf 27 september 2020 zijn bijna alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen verplicht om hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ te registreren in het UBO-register. Op die datum treedt de registratieplicht voor het UBO-register in werking en gaat het UBO-register ‘live’. Bestaande rechtspersonen en vennootschappen krijgen anderhalf jaar de tijd om zich te registeren, maar nieuwe entiteiten moeten dat direct doen. Hierna geven wij antwoord op de meestgestelde vragen over het UBO-register.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een register waarin vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) moeten registreren (zie hierna over wanneer iemand ‘UBO’ is). Het UBO-register wordt onderdeel van het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het UBO-register wordt openbaar.

Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van crimineel geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en het financieren van terrorisme. De gedachte is dat het tegengaan hiervan makkelijker wordt als duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende(n) van een onderneming is/zijn. Op die manier zijn personen en organisaties (zoals advocaten en notarissen) beter geïnformeerd over degenen met wie zij een zakelijke relatie aan (willen) gaan.

Welke informatie is openbaar?

Een deel van de informatie over de UBO’s wordt openbaar. Het gaat om:

  • voor- en achternaam;
  • geboortemaand en geboortejaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat; en
  • aard en omvang van het economische belang van de UBO.

Welke informatie is niet openbaar?

De volgende gegevens over de UBO’s zijn niet openbaar en alleen in te zien door bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU):

  • burgerservicenummer (BSN)/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • geboortedag;
  • geboorteland en –plaats;
  • woonadres;
  • afschrift van geldig identiteitsdocument;
  • afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

De registratieplicht voor het UBO-register geldt in ieder geval voor:

  • BV’s (niet-beursgenoteerd);
  • niet-beursgenoteerde NV’s;
  • stichtingen;
  • verenigingen (niet zijnde verenigingen van eigenaars);
  • personenvennootschappen (maatschappen, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen);
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • coöperaties;
  • rederijen; en
  • kerkgenootschappen.

Uitgezonderd van de registratieplicht in het UBO-register zijn onder meer:

  • beursgenoteerde vennootschappen;
  • eenmanszaken; en
  • verenigingen van eigenaren.

Ook buitenlandse juridische entiteiten hebben in Nederland geen registratieplicht, maar die vallen mogelijk onder de registratieplicht voor het UBO-register van het land van herkomst.

Wanneer moet de UBO worden ingeschreven?

Rechtspersonen en vennootschappen die al bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben tot 28 maart 2022 de tijd om hun UBO’s te registreren (achttien maanden gerekend vanaf de datum van inwerkingtreding van de registratieverplichting). Rechtspersonen en vennootschappen die nog niet bij de Kamer van Koophandel zijn ingeschreven hebben een week de tijd vanaf het moment waarop de verplichting tot de opgave in het handelsregister ontstaat (bijvoorbeeld de oprichting). Als de UBO’s in de toekomst wijzigen, dan moet dat direct worden geregistreerd.

Wat houdt de ‘terugmeldplicht’ van Wwft-dienstverleners in?

Bij dienstverlening die onder de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’ (Wwft) valt, zijn dienstverleners – onder wie wij als advocaten en notarissen – wettelijk verplicht om ‘cliëntenonderzoek’ te doen (klik hier voor meer informatie over de Wwft). Bij het Wwft-cliëntenonderzoek moet het UBO-register worden geraadpleegd.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die de Wwft-dienstverlener zelf heeft, dan is de Wwft-dienstverlener wettelijk verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit is de ‘terugmeldplicht’ bij Wwft-dienstverlening (dit is iets anders dan de meldplicht voor ‘ongebruikelijke transacties’ bij de Financial Intelligence Unit – Nederland). De terugmelding moet worden onderbouwd met stukken. De Kamer van Koophandel stelt vervolgens de juridische entiteit op de hoogte dat een verschil is gemeld en stelt haar in de gelegenheid de informatie in het UBO-register te controleren. De Kamer van Koophandel vraagt geen informatie op bij de UBO’s.

Wanneer is iemand een UBO?

Een UBO (ultimate beneficial owner) is een uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon of vennootschap. Volgens de wet is de UBO elke natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit. Een UBO is dus altijd een natuurlijk persoon. Een juridische entiteit kan één of meer UBO’s hebben (of pseudo-UBO’s).

Soms is er geen UBO of bestaat er twijfel of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is. In die gevallen moeten er één of meer ‘pseudo-UBO’s’ worden aangewezen. Dat zijn natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Het verschilt per soort rechtspersoon of vennootschap wie daaronder moet worden verstaan.

Kijk op onze webpagina over de Wwft voor informatie over wie bij welke rechtspersonen en vennootschappen UBO (of pseudo-UBO) zijn.

Vragen?

Heeft u vragen? Neem dan gerust contact met ons op.

Volg Schaap Advocaten Notarissen op LinkedIn.

ubo ubo-register schaap advocaten notarissen rotterdam
COVID-19

COVID-19 mededeling

Ook in deze bijzondere tijden staan wij voor u klaar. Wij hebben maatregelen genomen zodat wij onze diensten aan u kunnen blijven verlenen. Neem dus gerust contact met ons op. U kunt op ons rekenen.

Als het voor de dienstverlening noodzakelijk is dat u bij ons op kantoor komt, dan ontvangt u een protocol met maatregelen voor uw en onze veiligheid.

Voor ondernemers hebben onze specialisten documenten opgesteld om de onderneming én de ondernemer te helpen in deze bijzondere tijden (zie onderaan deze mededeling).

COVID-19 notice

We are also there for you during these special times. We have taken measures so that we can continue to provide our services to you. Feel free to contact us. You can count on us.

If it is necessary for our services that you come to our office, you will receive a protocol with measures for your and our safety.

For entrepreneurs, our specialists have drawn up a document with tips to help both the company and the entrepreneur to manage insolvency risks due to the corona crisis.

Tips voor het ondernemen in bijzondere tijden: NOW, WHOA, digitaal vergaderen (NL)