UW BEVOEGDHEID TE BUITEN GAAN

De wettelijke regels voor het vertegenwoordigen van uw organisatie

Vertegenwoordiging houdt in dat iemand namens uw organisatie optreedt en deze kan verbinden aan afspraken. Sommige verbintenissen kunnen daarbij vergaande (financiële) gevolgen hebben, bijvoorbeeld het afsluiten van een huurcontract of het aannemen van personeel. Het is dus belangrijk om te weten wie uw organisatie mag vertegenwoordigen. Ook derden willen graag weten met wie ze nou in onderhandeling zijn. Hoe is deze vertegenwoordiging wettelijk geregeld?

Een rechtspersoon zoals uw stichting of vereniging kan zelf geen feitelijke handelingen verrichten, zoals het zetten van een handtekening of naar de bakker gaan om een brood te kopen. Maar uw organisatie kan ook niet goed functioneren als deze niet als contractspartij kan optreden. Uw organisatie moet immers arbeidsovereenkomsten tekenen, pensioenregelingen afsluiten en afspraken met andere partijen aangaan. Dit betekent dat uw organisatie moet worden vertegenwoordigd door een persoon van vlees en bloed. Daarvoor gelden echter wel een paar regels.

Gezamenlijk
De wet bepaalt wie uw organisatie mag vertegenwoordigen. Allereerst is het bestuur altijd vertegenwoordigingsbevoegd, tenzij de wet anders bepaalt. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval bij aankoop van een bedrijfspand of als uw organisatie zich garant stelt voor anderen; in dat geval is het bestuur slechts bevoegd als de statuten dat bepalen. Verder kunnen de statuten bepalen dat u als individuele bestuurder bevoegd bent of dat meerdere bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn. Ook kunt u in de statuten van uw stichting of vereniging opnemen dat de bevoegdheid wordt toegekend

aan anderen dan de bestuurders van uw organisatie, bijvoorbeeld aan uw werknemers. Uw organisatie is daarbij vrij om een passende regeling te treffen. Deze regeling is echter alleen geldig als die is beschreven in de statuten.

Besturen is niet hetzelfde!
Besturen en vertegenwoordigen zijn niet hetzelfde, maar ze hebben wel met elkaar te maken. Besturen betekent het maken van beslissingen voor en over uw organisatie. Dit doet u samen met de andere bestuurders en is voornamelijk een interne aangelegenheid. Vertegenwoordigen is het optreden naar buiten toe en het uitvoeren van die beslissingen. Dit is niet per se een handeling die u gezamenlijk moet uitvoeren, maar hangt af van de toegekende bevoegdheden in de statuten.

Volmacht
Naast het bestuur kunt u ook andere personen aanwijzen die namens uw organisatie kunnen optreden. Dit is soms wel zo praktisch. Het bestuur kan in dat geval een volmacht verstrekken. Dit kan aan leden van uw vereniging of werknemers, maar ook personen buiten uw organisatie, zoals een accountant of belastingadviseur. U kunt de vertegenwoordiging op basis van een volmacht beperken. Dit kan onder meer door te specificeren voor welke soort handelingen de volmacht strekt, bijvoorbeeld alleen voor het opgeven van wijzigingen bij de Kamer van Koophandel of het openen van bankrekeningen. Het is ook mogelijk om de volmacht te verstrekken voor handelingen tot een maximaal geldbedrag.

Vertrouwen
Voor uw (interne) organisatie is het natuurlijk belangrijk om te weten wie vertegenwoordigingsbevoegd is. Daarnaast is het belangrijk dat andere partijen weten wie namens uw organisatie mag spreken en dus met wie zij contact moeten opnemen. Daarom worden bestuurders ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Daarbij wordt aangegeven of een bestuurder zelfstandig of gezamenlijk gerechtigd is om de organisatie te vertegenwoordigen. Ook gevolmachtigden kunnen worden ingeschreven in het handelsregister.

Volmacht niet inschrijven
De wet verplicht dat uw organisatie de bestuurders inschrijft in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Inschrijving van een volmacht is echter niet verplicht. Ook zonder inschrijving is een gevolmachtigde – binnen de kaders van zijn volmacht – bevoegd om uw organisatie extern te vertegenwoordigen. Inschrijving biedt voor een derde partij uiteraard wel meer praktisch houvastomtrent de bevoegdheid van degene waarmee hij handelt.

Als de volmacht beperkingen bevat, dan dient dit ook te worden geregistreerd. De gegevens van het bestuur en de gevolmachtigden van uw organisatie zijn openbaar en kunnen door iedereen worden ingezien. Hierdoor kunnen derde partijen erop vertrouwen dat de persoon waarmee zij spreken bevoegd is. Zorg er dus voor dat de informatie bij de Kamer van Koophandel over uw organisatie up-to-date is.

Tekenen
De bestuurders – en eventuele gevolmachtigden – zijn dus de personen die bevoegd zijn om namens uw organisatie naar buiten toe te kunnen optreden. Andere individuen zijn dat dus niet, ook niet als zij wel als werknemer in dienst zijn. Organisaties die veel contracten aangaan, zoals een woningcorporatie of een kringloopwinkel, hebben dikwijls een aantal personen aangewezen die deze contracten tekenen. Zorg er bij uw organisatie wel voor dat deze personen de vereiste bevoegdheden hebben verkregen. Anders zijn er wellicht geen geldige overeenkomsten aangegaan.

Gebonden
In sommige gevallen is uw organisatie echter toch gebonden aan een handeling, ondanks dat er sprake is van onbevoegde vertegenwoordiging. Dit is in het geval bij ‘toerekenbare schijn’: de andere partij mocht met reden aannemen dat de (onbevoegde) vertegenwoordiger wel bevoegd was. Bijvoorbeeld als deze persoon bepaalde verklaringen heeft afgegeven of zich op een bepaalde manier heeft gedragen, die het vertrouwen heeft opgewekt dat hij wel bevoegd was. Denk hierbij aan het overhandigen van een vervalste volmacht. Ook kan er sprake zijn van ‘toerekenbare schijn’ als uw organisatie niet heeft laten blijken dat de vertegenwoordiger onbevoegd heeft gehandeld.

Schijn van bevoegdheid tegen door betaling vergoeding
In de rechtspraak is de ‘toerekenbare schijn’ regelmatig aan bod gekomen. Zo kwam in 2015 een zaak aan de orde bij de Hoge Raad over vertegenwoordiging en toerekenbare schijn daarvan door een organisatie. Persoon X had namens een gemeente een overeenkomst getekend op grond waarvan de gemeente een schadevergoeding moest betalen aan een fysiotherapiepraktijk. De gemeente betaalde deze vergoeding. Later stelde de gemeente dat persoon X niet bevoegd was namens de gemeente de overeenkomst te tekenen en dat de gemeente daarom geen schadevergoeding had hoeven te betalen. De rechtbank en het gerechtshof stelden de gemeente in het gelijk, omdat de betaling door de gemeente later plaatsvond dan de onbevoegde vertegenwoordigingshandeling. De Hoge Raad ging hier niet in mee: de toerekenbare schijn kan ook gewekt worden (door de organisatie) nadat er onbevoegd is vertegenwoordigd.

Bekrachtigen
Het zou natuurlijk kunnen voorkomen dat iemand onbevoegd namens uw organisatie heeft gehandeld, maar dat dit eigenlijk wel een goede zet is geweest. In dat geval zult u juist wel willen dat er een geldige bevoegdheid was. Dan kan uw organisatie (dat wil zeggen: het bestuur) de onbevoegde handeling achteraf bekrachtigen. Hierdoor is er alsnog sprake van een geldige handeling. Na bekrachtiging is het niet meer mogelijk om alsnog de ongeldigheid van de vertegenwoordiging in te roepen. Als bij uw organisatie dus sprake is geweest van onbevoegde vertegenwoordiging, is het verstandig om dit geldig te maken door bekrachtiging.

Schade
Heeft een onbevoegde persoon onterecht uw stichting of vereniging vertegenwoordigd en is de organisatie toch gebonden aan de afspraak, dan kan dit ook vergaande nadelige gevolgen voor uw organisatie met zich meebrengen. In dat geval is bekrachtiging uiteraard niet gewenst. Uw organisatie staat dan niet helemaal met lege handen. Het is namelijk mogelijk om de onbevoegde persoon aansprakelijk te stellen voor de geleden schade. Uw stichting of vereniging komt niet onder de gemaakte afspraak uit, maar kan hiervoor dus wel een vergoeding krijgen.

Zorg ervoor dat u goed in de gaten houdt wie bevoegd is uw organisatie te vertegenwoordigen en schrijf dit ook in (of uit) bij de Kamer van Koophandel. Zo komt u niet voor ongewenste verrassingen te staan. En ook omgekeerd; twijfelt u of degene met wie u spreekt wel bevoegd is om een andere organisatie te vertegenwoordigen? Controleer de gegevens bij de Kamer van Koophandel of vraag om een bewijs van de volmacht. Dit kan lastige discussies achteraf voorkomen.

Als u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt, kunt u contact opnemen met Mr Drs R.X.J. (Xander) Blokzijl.

Dit artikel is tevens gepubliceerd in Bestuur Rendement 7-2016.

COVID-19 mededeling

Ook in deze bijzondere tijden staan wij voor u klaar. Wij hebben maatregelen genomen zodat wij onze diensten aan u kunnen blijven verlenen. Neem dus gerust contact met ons op. U kunt op ons rekenen.

Als het voor de dienstverlening noodzakelijk is dat u bij ons op kantoor komt, dan ontvangt u een protocol met maatregelen voor uw en onze veiligheid.

Voor ondernemers hebben onze specialisten documenten opgesteld om de onderneming én de ondernemer te helpen in deze bijzondere tijden (zie onderaan deze mededeling).

COVID-19 notice

We are also there for you during these special times. We have taken measures so that we can continue to provide our services to you. Feel free to contact us. You can count on us.

If it is necessary for our services that you come to our office, you will receive a protocol with measures for your and our safety.

For entrepreneurs, our specialists have drawn up a document with tips to help both the company and the entrepreneur to manage insolvency risks due to the corona crisis.

Tips voor het ondernemen in bijzondere tijden: NOW, WHOA, digitaal vergaderen (NL)